Flaut

[2re]

Så når styret ikke fungerer internt, så er løsningen at regionsledelsen tar det offentlig via forumet?
Jeg er fersk i denne klubben, men jeg er ikke fersk på forumet eller i verden.

Dette har blitt tatt opp mange ganger på forumet, og hvis det enda ikke fungerer, så er det da uten effekt.

Hvis det har blitt tatt opp internt, og styret/organisasjonsledelsen ikke har klart å løse problemet, så må det tas steg ved å enten bytte ut ledelsen eller de som er direkte ansvarlig for problemområdene.

Hvis Norsk MX-5 / Miata Klubb har et styresett som baserer seg på at regionsledelsen tar opp sentrale problemer via et offentlig forum, så blir jeg skremt over hvor amatørmessig dette gjøres.

Enig med deg LoKi i at det ikke er ideelt å bringe problemet til torgs på denne måten. Men her er det mange som føler at dette har blitt tatt opp på andre måter mange ganger tidligere, og det har tilsynelatende ikke hatt effekt.

Jeg vil understreke at dette åpne brevet er undertegnet Erik. Det er ikke et brev fra regionstyret til hovedstyret selv om personer fra regionstyret deltar i debatten. Erik har etter min mening like stor rett som ethvert annet medlem til å opptre som seg selv uten at det skal oppfattes som at regionstyret uttaler seg, når han undertegner med Erik.

Vil også for ordens skyld nevne at regionstyret har valgt å ikke utpeke en leder, men agerer som fire. Selv om Erik med sitt engasjement ofte synes og ikke minst høres godt er han ikke leder av regionstyret. Dette er altså ikke Regionsleder Erik gjør opprør mot hovedstyrets formann Frode. Dette er et medlem som synes at innmeldingsproblemene etter så lang tid er en skandale, og det er Frode som er valgt som leder av alle medlemmene i Norge som er øverste ansvarlige for at dette løses.

[2re]

Det er snart årsmøte og valg.
Er det noen i styret dere mener bør byttes ut, så er det bare å tipse valgkommiteen om nye kandidater.
For de som ikke skal på sommerturen, og mister årsmøtet, så kan dere gi skriflig fullmakt
til en som skal dit og således kan stemme for dere.

Må man være medlem for å stemme?

Ja. Det kan jo bli en utfordring

Men gjør et forsøk (det er jo folk som lykkes i å melde seg inn), og sikre at din stemme høres.

[LoKi]

Takk for avklaringen, Tore.
(Selv om jeg fremdeles føler at dette viser fatale svakheter i organisasjonen)

[biXen]

Det at man budsjetterer med mindre medlemmer betyr ikke at man ikke vil ha medlemmer. Synes det er mye tøv her nå. Det er lov å tenke litt realistisk, og med den vinteren som var så burde ikke det være årets dummeste ide. Men nå har klubben også prøvd å få nye medlemmer på mange nye måter i år, så at det prøves er det ikke tvil om.

For oss som jobber med det tekniske så hjelper "vi har prøvd å melde oss inn" veldig lite som tilbakemelding. For alt JEG vet så prøvde de 4 ganger i 2007. Det er ingen heksekunst å melde seg inn, man må kanskje vente noen dager før Sekretæren får tid til å sende mail med info. men utenom det bør det ikke være noen vanskelig greie. Hvis det faktisk er det så er jeg enig i at man må se på nye måter.

[nope-mx5]

Det at man budsjetterer med mindre medlemmer betyr ikke at man ikke vil ha medlemmer. Synes det er mye tøv her nå. Det er lov å tenke litt realistisk, og med den vinteren som var så burde ikke det være årets dummeste ide. Men nå har klubben også prøvd å få nye medlemmer på mange nye måter i år, så at det prøves er det ikke tvil om.

For oss som jobber med det tekniske så hjelper "vi har prøvd å melde oss inn" veldig lite som tilbakemelding. For alt JEG vet så prøvde de 4 ganger i 2007. Det er ingen heksekunst å melde seg inn, man må kanskje vente noen dager før Sekretæren får tid til å sende mail med info. men utenom det bør det ikke være noen vanskelig greie. Hvis det faktisk er det så er jeg enig i at man må se på nye måter.

Når man fyller ut et skjema på web idag, så går man ikke ut fra at man må vente i flere dager (om mailen i det hele tatt kommer).
Man forventer at man får en automatisert mail rimelig omgående.
Dette burde helt klart automatiseres. Jeg tror klubben hadde spart både tid og penger på å bruke f.eks styreweb.
Evt. CiviCRM el.lign løsninger.

-n

[Pelle]

Jeg foreslår at de av dere som er svært datakyndige og mener dere har gode løsninger på problemet, og i tillegg skal delta på sommerturen, sender dette inn som egen sak til årsmøtet, så er man nødt til å realitetsbehandle det og komme til en konklusjon.

[LoKi]

For oss som jobber med det tekniske så hjelper "vi har prøvd å melde oss inn" veldig lite som tilbakemelding.

Jeg sitter også med teknisk oppfølging/ansvar i min jobb, og kjenner veldig godt til dette problemet.
Når man ikke får objektive og konkrete tilbakemeldinger på hva som er feil, så får man ikke gjort noe.

Å få beskjed om at noe "ikke funker" hjelper lite, og feilsøkingen er som nåla i høystakken.

[petterbw]

fylte ut skjemaet på siden i dag rett før lunch og har alerede mottatt mail med kontonr og info. så enn så lenge ser alt bra ut.

skal få registrert betalingen i kveld så jeg blir ordentlig medlem.

håper i midlertid at problemene rundt medlemsinfo som kommer på avveie er blitt bedre.

og håper at jeg ikke rotet til bedsjettet ved å registrere meg *ironisk_smiley*

[LoKi]

2/2 som har forsøkt å registrere seg den siste måneden har med andre ord gjort det problemfritt.
Noen andre som har opplevd problemer i vår?

[biXen]

Jeg sitter også med teknisk oppfølging/ansvar i min jobb, og kjenner veldig godt til dette problemet.
Når man ikke får objektive og konkrete tilbakemeldinger på hva som er feil, så får man ikke gjort noe.

Å få beskjed om at noe "ikke funker" hjelper lite, og feilsøkingen er som nåla i høystakken.

Nettopp.

Jeg kan også opplyse om at tanken om å gjøre medlemsregisteret heldigitalt har vært diskutert av meg og div. i styret tidligere. Det er ikke noe som er gjort på to sekunder, og det er heller ikke slik at alt løses selv om jeg slenger inn en betal med paypal knapp. Hvis alt "bak" løses med Excel fortsatt så sier det seg selv det er mye manuelt arbeid der.

Det er lettvint å sitte her og slenge forslag i øst og vest, og for all del det settes pris på konstruktive forslag, men det er til slutt ting som må gjøres og tid er penger. Merkelig nok hører man ekko av at noen sier man får så lite for de usle 200kr man betaler i året...

Jeg kjenner dette går på tålmodigheten løs en del ganger.

[perri]

Fikk skjem a jeg også..

[arildh]

Mitt forslag er at dere bruker Google Docs. Gratis, bra og enkelt.
Da er det lett og konvertere eksisterende medlemsregister som nå er allemannseie. Data ligger trygt og sentralt og det er lett å gi data og oversikt videre når det kommer nye ansvarlige.
Bruk et nytt ark i Google spreadsheet og lag et View med mindre personlig info med 'ark'!adresse:adresse linker til kolonner etc. og del ut dette til almennheten så er ikke klubben lenger kriminell mht. personlovgivning heller...
Google docs har også støtte for skjema akkurat med tanke på slike ting som innmelding. Da kan man lage et for innmelding med mail kvittering og resultatet blir lagret rett i regnearket.

Drit i medlemskortene slik de er i dag. De er ikke spes pene og hva skal de brukes til ? NSK og andre foreninger bruker bare det kortet man river løs fra giroen. Perfekt og enkelt.
Et generelt tips til klubben må være å sjekke hvordan NSK og andre gjør dette. Det er neppe en bedriftshemmelighet.

[2re]

Hei,
styret og klubben er selvfølgelig interessert i å øke medlemstallet og det skjer.
Medlemstallet økte fra ca 190 til 230 fra i fjor vinter til i vår.
Det er et mål for klubben å fortsette å vokse og vi trenger konstruktive innspill for å hjelpe til at dette skjer.

Jeg opplevde selv at det tok mange uker før jeg fikk medlemskort da jeg meldte meg inn for noen år siden.
Dette har tilsynelatende altså ikke noe med personer å gjøre, det er valgt inn nye mennesker i styret siden den gang, men med den prosessen vi idag bruker.
Siden dette fortsatt er et problem må vi jobbe konstruktivt med å finne bedre løsninger.

Jeg synes også det er leit at man opplever å ikke motta svar når man registrerer seg og at det noen ganger tar tid å få medlemsnummer.
Det er et par ting som kan gå galt i den prosessen slik denne foregår idag:

1) Når man melder seg inn på nettsiden vår så går det automatisk en epost til den som registrerer seg.
Dersom man ikke mottar denne i løpet av noen minutter kan det tyde på at denne automatiske eposten blir blokkert av innmelderens epost server eller spam filter.
Vi skal informere om dette på nettsiden slik at de som melder seg inn blir gjort oppmerksom på at de bør sjekke innboksen for nettsøppel ('spam').
Dessverre så er det mye spam på epost idag så epost servere blir mer og mer aggressive i blokkeringen av automatiske eposter.

Jeg testet dette idag, fikk et automatisk svar med en gang og jeg ser epost sendes fra root@localhost mens reply-to er sekretar@mx5-miata.no.
Dette er noe som svært mange spam filtre fanger opp og kan forklare noen av problemene.
Jeg skal sjekke hvordan vi kan få løst dette.
Et alternativ til automatisk svar er at styret får beskjed og så tar kontakt 'manuelt'.
Jeg stiller meg fra nå av til disposisjon til å motta dette og manuelt sende velkomstmail til nye medlemmer.

Dersom eposten overhode ikke kommer frem så kan man også for også kontakte sekretar@mx5-miata.no direkte, eller en av de andre lederene i klubben.
Dette vil det også informeres om på innmeldingssiden.

Når man har registrert seg på nettsidene våre kommer man til en ny nettside hvor følgende tekst står:

Din innmelding er sendt til styret, du vil få instruksjoner for betaling av medlemskontingenten på e-post. Skulle det oppstå problemer med dette, ta kontakt med sekretar@mx5-miata.no

Dette er ment å være forklarende nok til at man får løst problemer ved innmelding.

2) Når man er innmeldt og har mottatt epost fra klubben så finner man er kontonummer i eposten fra klubben.
Her skal kontingenten betales og det er meget viktig at man også fyller inn en melding til mottaker med navn og adresse til den som innbetaler.
Dette fordi det er vanskelig å spore opp hvem som har innbetalt penger på konto.
Grunnen til dette er at slike regninger ofte betales av medlemmets samboer, på firmaets konto etc slik at knytningen til den innmeldtes navn og epost ikke kommer klart frem.
Dermed blir det et svært detektiv arbeid å finne frem til noen av innbetalingene og få registrert disse slik at medlemskort kan trykkes og sendes til rett person.

Vær også obs på at det er frivillige i klubben som mottar registreringene og det derfor kan gå noe tid før manuelle svar sendes ut dersom disse personene er opptatt, på reise etc. Jeg vil derfor iverksette en endring slik at samtlige i styret mottar informasjon om innmeldinger og kan svare med et velkomstbrev raskere.

Dersom man virkelig ønsker å bli medlem men ikke får innmeldingsskjemaet på nettsidene til å fungere så kan man også sende epost til en av lederne i klubben, kontaktinformasjon finnes på nettsidene våre.

Ideelt sett kunne vi hatt en eller flere betalingsløsninger på nettsidene våre.
Etter det jeg kjenner til koster disse omtrent like mye per år som vi får inn i kontingent.
Videre så kunne vi benyttet autogiro for innbetalinger fra eksisterende medlemmer men Postbanken tilbyr ikke dette.

Dersom noen har konstruktive innspill på hvordan vi kan forandre denne prosessen til det bedre så mottas disse med takk!
Kontakt meg når som helst med løsningsforslag!


Frode

Du er helt sikkert på sporet av et problem mht den automatiske svarmailen vs spamfiltre.

For at folk skal ha en sjanse til å oppdage at noe har gått galt i systemet, foreslår jeg at det står hva som skal skje når du trykker på send. Dvs at det står at du skal få et automatisk svar om at innmeldingen er registrert og videre gang i saken. Da kan man skjønne at noe er galt hvis man ikke får automatisk svar, istedet for å oppleve at "jeg hørte aldri noe fra dem". Enten feilen er spamfilter eller feil oppgitt mailadresse eller annet. Det automatiske svaret bør også inneholde kontaktinfo man kan benytte hvis man opplever det som at det ikke skjer noe.

Selvfølgelig knytter det seg problemer rundt å koble betaling og riktig navn sammen. Men det burde være mulig å sende en mail til innmelder og be om info for å løse akkurat det.

Bare så det er sagt så opplever jeg at Sekretæren er en svært oppegående fyr, så jeg mistenker ikke at det er der problemet ligger. Tror som deg at det neppe er personavhengig.

Og BiXen håper jeg får litt kr for den jobben han gjør?

Det er flaut og ikke minst trist å høre om såpass mange som opplever problemer med å få meldt seg inn, etter at vi har klaget på dette problemet i årevis. Det er bra du endelig tar tak i dette Frode og prioriterer dette. Mulig dere i styret har hatt fokus på dette, men det kommer nær ingen informasjon om hva styret gjør og tenker(med et par unntak). Således er styret helt usynlige for medlemmene, og styrets medlemmer deltar lite på forumet hvor de fleste av oss samles.

[Rudolf]

......
Det er ingen heksekunst å melde seg inn, man må kanskje vente noen dager før Sekretæren får tid til å sende mail med info. men utenom det bør det ikke være noen vanskelig greie.

Du skulle ha stått ansikt til ansikt med de vi snakket med på Øvrevoll i går.
Voksne oppegående folk, som var temmelig frustrerte og oppgitte.

Ville du sagt det samme til en som fortalte at han hadde forsøkt fem ganger over lang tid, og nå hadde gitt opp ?
"Det er ingen heksekunst å melde seg inn, man må kanskje vente noen dager ...." ?

Du tror tydeligvis ikke på det som vi andre har lest og hørt det siste året ?
Du mener altså at de som skriver om problemene her er dumme ?

Innmeldingen funket for 2 uker siden, og jeg ble medlem uten problemer.
Jeg fikk en epost med betalingsinformasjon, og utføring av betaling har ført til at jeg er medlem nummer 844.

Du gjenntar flere ganger at du selv har klart å bli medlem, altså ingen problem.
Rimelig navlebeskuende, synes jeg.

Erik

[Kolbotn]

Innmeldingen min gikk smertefritt for en mnd tid siden, jeg mottok medlemskort og alt som hører til innen 2 uker:)